Optimiser votre temps

Productivité Feb 18, 2020

Votre agenda déborde de rendez-vous et de tâches. Pourtant, chaque soir, vous vous dites “Qu’ai-je réellement fait aujourd’hui ?” Cette situation, je l’ai vécue durant plusieurs années, et ce malgré différents outils et techniques dites de productivité ; j’ai essayé la méthode Getting Things Done, le miracle morning, le batching de rendez-vous, la réduction du temps sur les réseaux sociaux, etc. Rien n’y a fait. En 2019, j'ai lu "Make Time" de Jake Knapp et John Zeratsky ; un livre qui m'a, d'une certaine manière, "sorti du brouillard". Sa principale différence est de proposer un système simple qui agence et relie toutes les autres techniques. Dans ce billet, je vous fais découvrir les grands principes de cette méthode et vous partage quelques tactiques que j’applique aujourd’hui.

L’approche

Les auteurs, qui sont par ailleurs les initiateurs du Design Sprint, débutent l’ouvrage avec une phrase qui fut, pour moi, une révélation : “La plupart de notre temps est dépensé par défaut”.

Selon eux, il existe deux forces qui se disputent chaque minute de notre temps : la roue infernale ("The Busy Bandwagon") et les piscines à débordement (“The Infinity Pools”), c'est-à-dire les sollicitations extérieures. La première se définit comme le culte de la productivité incessante – ou la volonté de toujours faire des choses –, et les secondes se matérialisent par toutes les sources de contenus qui sont continuellement renouvelées – comme les réseaux sociaux ou Netflix. Face à ces deux forces, difficile de trouver du temps pour les choses qui importent réellement. Pire, il s’agit souvent de faire un effort pour s’en débarrasser – comme supprimer l’application Facebook installée par défaut sur un iPhone.

Dans ce contexte, leur constat est simple : si on souhaite faire des choses importantes pour nous, il faut dégager du temps. Et pour cela, il faut s'éloigner de tout ce qui détourne notre attention. En ce sens, l'idée n'est pas nécessairement d'être plus productif, mais de choisir ce qui est important et d'y consacrer de l'énergie et du temps.

Quatre étapes pour gagner du temps

Pour y arriver, “Make Time” propose quatre étapes simples focalisées sur chaque journée. Autour de celles-ci, Jake et John développent une série de tactiques pour combattre les distractions, gagner du temps et se concentrer sur ce qui compte vraiment.

Etape 1 - “Highlight” : définir une priorité par jour

Choisir un moment fort (le "highlight"), une priorité de la journée qui a du sens et que l'on a réellement envie de réaliser. Il ne s’agit ni d’un objectif – trop lointain – ni d’une tâche – trop mécanique. Ils conseillent d'y consacrer entre 60 et 90 minutes dans la journée. Pour choisir ce “highlight”, les auteurs conseillent trois critères :

  • L’importance : “Quelle est la chose la plus importante que je dois faire aujourd’hui ?”
  • La satisfaction : “À la fin de la journée, qu’est-ce qui m’apportera le plus de satisfaction ?”
  • La joie : “Quand je réfléchis à ma journée, qu’est-ce qui m’a apporté le plus de joie ?”

Etape 2 - "Laser" : couper les sources de distraction

Une seconde révélation du livre est, pour moi, la nécessité de modifier son environnement pour diminuer les sources de distraction, en ne comptant pas sur notre simple volonté. En effet, pendant longtemps, j'ai essayé de m'appliquer des règles sans parvenir à les respecter. À travers le livre, j'ai modifié mon environnement pour me "forcer" à éliminer certaines distractions.

Les auteurs regroupent les sources de distraction en deux grandes catégories : le travail et le divertissement. Les deux exploitent notre tendance à réagir par défaut aux stimuli extérieurs. D’une part, la “roue infernale” du travail nous impose des réunions ou de nouvelles tâches qui apparaissent plus vite que les tâches existantes ne disparaissent. D’autre part, les "piscines à débordement" veulent nous aspirer dans leurs spirales sans fin de contenu – pour la plupart insignifiant – afin de monétiser notre attention. Il ne suffit pas d'en faire toujours plus et d'améliorer notre volonté, nous devons repenser notre environnement physique et numérique pour minimiser les distractions.

Dès lors, au lieu de se fier à sa volonté, ils proposent de créer de véritables barrières physiques autour des distractions pour focaliser son attention sur son “highlight” :

  • Supprimer les médias sociaux et les applications de messagerie de son téléphone.
  • Déconnecter les comptes de médias sociaux en ligne pour se donner plus de temps pour envisager de les utiliser lorsque l'on s'y rend.
  • Définir des moments précis pour consulter ses emails.
  • Mettre en place une minuterie visible pour mieux gérer ses plages de temps.
  • Couper le Wi-Fi après une certaine heure (grâce à un minuteur).

Etape 3 - "Energize" : utiliser son corps pour recharger son cerveau

Pour les auteurs, les modes de vie par défaut du XXIe siècle ignorent notre histoire évolutive et nous volent de l'énergie ; il s'agit donc de réinitialiser ces modes par défauts à travers quelques petits changements. Ils conseillent de vivre un peu plus "comme des hommes préhistoriques" : privilégier une alimentation naturelle et légère – en évitant les aliments gras et artificiels –, adapter son sommeil pour se rapprocher du rythme de la lumière du jour, se concentrer sur des interactions sociales courtes, mais de qualité, s'assurer de faire 10 000 pas par jour – ou du moins de marcher plusieurs fois pendant la journée.

Etape 4 - "Reflect" : ajuster et améliorer son système

Cette quatrième étape propose de réfléchir aux actions menées et de décider celles à affiner ou à abandonner. Pour cela, les auteurs proposent le canevas suivant.

Quelques principes mis en place

À nouveau, un grand nombre de 87 techniques du livre sont connues, ou relèvent même du bon sens. Néanmoins, intégrées dans les quatre étapes de la méthode, elles prennent du sens, de la cohérence et permettent de se focaliser sur un objectif principal.

Je ferai des billets spécifiques sur certaines de ces techniques, mais je souhaitais en énumérer cinq que j’ai intégrées dans mon quotidien après la lecture du livre.

  1. Le “highlight” (et les quatre étapes de manière générale) : j’avais l’habitude de faire des listes de tâches de ce que je souhaitais accomplir dans la journée, en moyenne une vingtaine de tâches. Néanmoins, aujourd’hui, je choisis un “highlight” comme priorité de ma journée auquel je consacre toute mon attention jusqu'à ce qu'il soit réalisé. Pour cela, je consacre chaque matin un temps de planification de ma journée et, chaque soir, un temps de rétrospective et d'évaluation.
  2. Le téléphone sans distraction : j’ai supprimé toutes les notifications de mon téléphone, sauf les appels, les SMS et Messenger. J’ai supprimé Facebook, Slack, LinkedIn, Twitter, Medium, YouTube et même les emails. Je n’y accède que par mon ordinateur, lui-même coupé de toutes les notifications. Cela a radicalement changé ma productivité, et surtout mes moments de pause ou de transport – durant lesquels j’ouvrais machinalement les réseaux sociaux pour m’y perdre pendant des heures. Je m’interdis également d’utiliser mon téléphone dans la chambre et essaie de ne plus y toucher dès 21:00. Dans le même ordre d’idée, j’ai revendu mon Apple Watch pour revenir à une montre "déconnectée".
  3. Apprendre à dire non : ça a été l'une des tactiques les plus difficiles à mettre en place, refuser les sollicitations et, surtout, éviter de remplir mon agenda tous les jours de 8:00 à 22:00. Après différents essais, j'ai trouvé une technique : j’ai élaboré, sur Gsheet, un horaire hebdomadaire théorique découpé en grandes catégories de tâches (Ecriture / Ateliers-Travail à l'extérieur / Travail de fond / Enseignements à l'ULB /...), chacune dotée d’un nombre d’heures maximum. Si, lors d’une semaine, j'atteins la limite d’heures d’une catégorie, je reporte la demande à la semaine suivante, même s’il me reste du temps dans mon agenda.
  4. Méditer, mais je vous en ai déjà parlé par ici.
  5. Adopter une approche “Inbox Zéro” pour la gestion des emails : jusqu’au début de l’année 2019, j'avais l'habitude de traiter directement chaque message qui entrait dans ma boîte de réception, ce qui avait tendance à continuellement m’interrompre. Aujourd’hui, je consulte ma boîte de réception deux fois par jour, pour classer les emails et traiter les plus rapides. Ensuite, je prévois deux à trois blocs dans la semaine pour la gestion de l’ensemble des messages.

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Nicolas Roland

Je suis learning experience designer (Caféine.Studio) et enseignant à l’Université libre de Bruxelles (certificat "Enseigner dans le supérieur avec le numérique").